Espoon Merenkävijät ry:n (EMK) hankintojen, käteismenojen ja kulukorvausten tilitys- ja hyväksymissääntö
1. EMK:lle tehtävät hankinnat palveluiden tai tavaroiden toimittajien laskuja vastaan
EMK:n toimintaan kuuluvan tavaran tai palvelun tilaaja vastaa siitä, että tavara tai palvelu on vastaanotettu, hinta on kohtuullinen ja että toimittajan lasku on asianmukainen. Laskun tarkistus ja hyväksyminen toteutetaan sitä varten laaditulla lomakkeella (Liite 1), joka liitetään laskuun ennen sen maksuunpanoa.
Toimikuntien toimintaan liittyvät hankinnat hyväksyy toimikunnan puheenjohtaja. Muut hankinnat hyväksyy kommodori tai varakommodori.
Hankintoja saa toteuttaa ilman hallituksen erillistä etukäteishyväksyntää ainoastaan seuran jäsenkokouksen hyväksymän talousarvion puitteissa.
2. Käteismenojen tilitykset
EMK:n lukuun toteutuneiden käteishankintojen menot tilitetään sitä varten laaditulla tilityslomakkeella (Liite 2), johon liitetään hankinnasta syntynyt kuitti tai muu hyväksyttävä tosite. Käteismenotilitykset hyväksyy ennen maksuunpanoa kyseisen toimikunnan puheenjohtaja tai puheenjohtajan ollessa kyseessä kommodori tai varakommodori.
Korvattavia menoja ovat esimerkiksi:
- seuran veneisiin hankittu polttoaine harjoitusleirien, kilpailutoiminnan tai muun toiminnan yhteydessä
- harjoitusleirien, kilpailutoiminnan tai talkoiden yhteydessä syntyneet muut menot
3. Matkakulujen korvaukset
Seuran toimintaan aktiivisesti osallistuvien jäsenten toiminnasta aiheutuvat ylimääräiset menot korvataan oheista tilityslomaketta käyttäen (Liite 3). Tilitykseen liitetään menoista syntynteet kuitit tai muut hyväksyttävät tositteet.
Matkakulujen korvaukset hyväksyy ennen maksuunpanoa kyseisen toimikunnan puheenjohtaja tai puheenjohtajan ollessa kyseessä kommodori tai varakommodori.
Korvattavia menoja ovat esimerkiksi:
- majoituksesta vieraalla paikkakunnalla aiheutuneet välittömät menot osallistumisesta EMK:n edustajana kokouksiin tai koulutustilaisuuksiin
- matkustamisesta yllä mainittuihin tilaisuuksiin aiheutuneet välittömät menot
- tilaisuuden järjestäjän perimät ruokailumenot
- EMK:n lukuun suoritettavien hankintojen kuljetuksesta hankintakohteesta käyttökohteeseen syntyneet välittömät menot
Päivärahoja ei makseta.
Korvattavia menoja eivät ole tavanomaiset matkakulut tai oman auton käytöstä aiheutuneet kulut osallistumisesta muutoin EMK:n toimintaan tai tultaessa EMK:n järjestämiin tilaisuuksiin.
Oman auton käytöstä maksetaan kilometrikorvaus seuraavien periaatteiden mukaisesti:
- matkustamisesta EMK:n edustajana omalla autolla vieraalle paikkakunnalle maksetaan kilometrikorvausta 50 % verotuksessa hyväksytyn verovapaan kilometrikorvauksen enimmäismäärästä, joka vuonna 2006 on 0,42 euroa
- korvattava määrä vuonna 2006 on siis 0,42 * 0,5 = 0,21 euroa kilometrilta.
- kotipaikkakunnan alueella tapahtuvasta oman auton käytöstä ei pääsääntöisesti makseta kilometrikorvausta
- oman auton käytöstä maksetaan kuitenkin em kilometrikorvaus, mikäli oman auton käyttö kotipaikkakunnan alueella on perusteltua ja poikkeuksellisen runsasta tietyn uudisrakennus- tms projektiin liittyvien tavarakuljetusten hoitamiseksi, ja on lisäksi osoitettavissa, että EMK hyötyy siitä verrattuna ulkopuolisen kuljetuspalvelun käyttöön
| Sivun alkuun |